Kdy je e-mail písemnou formou právního úkonu?

Za jakých podmínek je například smlouva uzavřená po e-mailu považována za písemnou? Důležité jsou zde dva aspekty: 

• Písemnost (v podstatě samotná písemná forma).
• Podpis jednající osoby. 

Zatímco prakticky nikdo nepochybuje o tom, že uzavírání smluv přes e-maily splňuje znaky písemnosti, protože obsah smlouvy je textově zachycen, ohledně samotného podpisu e-mailu nepanuje mezi právníky úplná shoda. 

Tři typy elektronického podpisu 

Občanský zákoník (dále jen „NOZ“) uvádí, že k platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího. Přitom podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé (např. použití razítka). Podpis e-mailu z povahy věci nebývá vlastnoruční (což by vyžadovalo listinnou podobu smlouvy), proto lze použít elektronický podpis, který je upraven zákonem č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu (dále jen „ZEP“).

Podle tohoto zákona jsou elektronickým podpisem údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží jako metoda k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě. ZEP rozlišuje tři druhy elektronického podpisu – „prostý“, zaručený a uznávaný (který je zvláštním druhem zaručeného elektronického podpisu). 

Stačí „prostý“ elektronický podpis? 

Prostý elektronický podpis činí právní teorii největší potíže. Naprostá většina autorů se shoduje na tom, že jako podpis nestačí, pokud je pod textem (tělem) e-mailu uvedeno pouze jméno a příjmení odesílatele, ale že k tomu jsou zapotřebí ještě další informace, na základě kterých je možné identifikovat odesílatele. Tím mohou být informace o samotné e-mailové adrese (její název) a okolnostech odeslání e-mailu (IP adresa, název počítače, atd.), což jsou informace, které mají veškeré standardně odesílané e-maily v sobě zahrnuté automaticky. 

Právní teoretici se v zásadě shodují na tom, že naprosto nezbytným minimem pro uzavření smlouvy pomocí výměny e-mailů tedy je, aby oba e-maily (nabídka/objednávka a její potvrzení) obsahovaly text (tělo) e-mailu a na klávesnici počítače doplněný podpis (jméno a příjmení osoby, která e-mail odesílala), a to vše ve spojení s informacemi, které se druhé straně zobrazí při přijetí e-mailu (minimálně samotná e-mailová adresa).  

Je automatická patička e-mailu podpisem? 

Objevují se i názory, že není zapotřebí na klávesnici „vyťukávat“ jméno a příjmení, ale že stačí, pokud je k e-mailu připojena patička s dalšími informacemi (typicky jméno, příjmení, funkce, e-mail, telefon, název organizace). K tomuto názoru lze říci toliko, že by zde mohl být problém s tím, že patička se ke každému odesílanému e-mailu přidává zcela automaticky, aniž by se odesílatel musel fakticky „podepsat“. Soudy se takovou situací od účinnosti NOZ ještě nezabývaly, takže není možné správnost tohoto názoru garantovat, byť by byl jakkoli komfortní. 

Doporučení pro uzavírání smluv po e-mailu 

Při uzavírání smluv pomocí e-mailu lze doporučit, aby měl e-mail vhodný tvar, ideálně aby obsahoval jméno a příjmení odesílatele a název obce/instituce/organizační složky (typicky jmeno.prijmeni@obec.cz). Samotný obsah e-mailu by měl obsahovat text objednávky/nabídky či jejího potvrzení a pod ním jméno a příjmení odesilatele, ideálně doplněné o telefonní číslo či e-mailovou adresu. Taktéž lze doporučit používání patiček, ve kterých budou doplňující údaje uvedeny vždy. 

Pro vyšší míru právní jistoty lze jako alternativu při uzavírání smluv na dálku doporučit používání zaručeného elektronického podpisu či odesílání dokumentů prostřednictvím datových schránek, a to v případě obou smluvních partnerů. Ostatně povinnost podepisování nebo označování dokumentu v podobě datové zprávy zaručeným elektronickým podpisem, jehož prostřednictvím se činí úkon (tj. i uzavírání smluv) vůči státu, kraji, obci, a jimi zřízeným právnickým osobám, platí již dnes, byť mnohdy není dodržována.

Článek je zkrácenou verzi textu, který vyjde v časopisu Moderní obec.