Zajištění ochranných pomůcek jako veřejná zakázka. Jak postupovat?

V souvislosti s opatřeními proti šíření pandemie vyvstala pro zadavatele povinnost zajistit nezbytné ochranné pomůcky jako jsou roušky, respirátory a dezinfekce, ale také léky nebo lékařské přístroje. Zajištění těchto prostředků prostřednictvím běžných nástrojů veřejného zadávání však v současnosti není efektivní ani účelné. Zadavatelům se nabízí i jiné možnosti, které jim umožňují tyto prostředky získat jednodušeji.

Smlouva uzavřena přímo s dodavatelem 

Zadavatel může přímo uzavřít smlouvu s dodavatelem ochranných pomůcek, jde-li o zadávání nebo plnění veřejné zakázky v rámci bezpečnostních opatření stanovených jinými právními předpisy. Další podmínkou pro využití výjimky je, že není reálné učinit takové opatření, které by zadávací řízení umožňovalo. Obě podmínky musí být splněny současně. 

Přijetí krizových opatření lze bezesporu považovat za zvláštní bezpečnostní opatření. Jejich specifická povaha brání běžnému postupu podle zákona o zadávání veřejných zakázek. První podmínka pro využití výjimky ze zákona o zadávání veřejných zakázek je tedy splněna. Časová tíseň a naléhavá potřeba ochranných pomůcek zároveň znemožňuje provedení otevřeného zadávacího řízení při dodržení zákonných lhůt, přičemž zadavatelé nemohou provést žádná opatření, která by umožnila provedení zadávacího řízení. Tím je splněna také druhá podmínka pro aplikaci výjimky.

Zadavatel však musí i v tomto případě dodržovat zásady transparentnosti, přiměřenosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Za účelem dodržení transparentnosti postupu je důležité, aby zadavatel při aplikaci výjimky svůj postup zdokumentoval. Finanční prostředky musí být vynakládány hospodárně, efektivně a účelně a zadavatel musí být schopen obhájit, že určité plnění bylo nezbytné a bylo pořízeno za výhodných podmínek. Doporučujeme proto rychlý průzkum trhu, jehož výsledky zadavatel založí k dokumentům o přípravě zakázky.

Zadavatel nemá povinnost zveřejnit uzavřenou smlouvu na profilu zadavatele. Dále platí, že pokud se bude uvedená výjimka vztahovat pouze na jednu z částí smíšené zakázky, není zadavatel povinen smíšenou zakázku zadávat v zadávacím řízení. Výjimku nelze využít na zadání koncese.

Při zadání veřejné zakázky na základě výjimky je vyloučen dozor Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS), neboť se nejedná o postup v zadávacím řízení. Přezkumu ÚOHS podléhá naplnění předpokladů a podmínek aplikace výjimky v konkrétním případě.

V jakých případech je možné výjimku využít?

Při všech nákupech pro zajištění okamžitých potřeb, které přímo vyplývají z provádění bezpečnostních opatření, zejména roušek, respirátorů, jednorázových nebo gumových rukavic, dezinfekce atd. Výjimku však nelze využít na nákupy pro zajištění běžného provozu zadavatele,  jako je například nákup kancelářských potřeb, i kdyby v době nouzového stavu došly propisky nebo papír.

Může se zadavatel dohodnout s dodavatelem na rozšíření plnění?

Možností pro zajištění ochranných pomůcek může být také změna závazku z uzavřené smlouvy. Musíme však upozornit, že zadavatel může závazek ze smlouvy změnit pouze nepodstatným způsobem. 

Podle § 222 odst. 5 zákona o zadávání veřejných zakázek jsou od původního dodavatele možné dodatečné stavební práce, služby nebo dodávky, které nebyly zahrnuty v původním závazku ze smlouvy, a to pouze pokud: 

1. jsou nezbytné a současně

2. změna v osobě dodavatele

(2.1) není možná z ekonomických anebo technických důvodů kvůli požadavkům na slučitelnost nebo interoperabilitu se stávajícím zařízením, službami nebo instalacemi pořízenými zadavatelem v původním zadávacím řízení,

(2.2) by způsobila zadavateli značné obtíže nebo výrazné zvýšení nákladů a

(2.3) hodnota dodatečných stavebních prací, služeb nebo dodávek nepřekročí polovinu původní hodnoty závazku. Pokud bude provedeno více změn, je rozhodný součet hodnoty všech změn podle tohoto odstavce.

Pokud plánuje zadavatel změnu závazku, musí svůj postup odůvodnit. Pro to jsou zásadní jeho potřeby a důvody, které vedly k jejich vzniku - v současné situaci například opatření nařízená v nouzovém stavu. Dále je pro odůvodnění nutná také  situace na trhu - např. omezení nebo zadržení dodávek a další faktory. 

Podle  § 222 odst. 6 zákona o zadávání veřejných zakázek  je možná změna závazku, pokud: 

1. potřeba změny vznikla v důsledku okolností, které zadavatel nemohl předvídat (vyhlášení nouzového stavu a jednotlivé dílčí dopady nebo nařízení opatření sem patří), 

2. nedochází ke změně celkové povahy veřejné zakázky, resp. smluvního plnění a 

3. navýšené plnění nepřekročí polovinu původní hodnoty závazku. 

Zadavatel může provést i několik změn smlouvy po sobě. Pokud úpravy nepřekročí v součtu polovinu původní hodnoty, nebudou považovány za podstatnou změnu smlouvy a zadavatel je tedy může provést. Celkový cenový nárůst související se změnami při odečtení stavebních prací, služeb nebo dodávek, které nebyly s ohledem na tyto změny realizovány, však nesmí přesáhnout 30 % původní hodnoty závazku. 

Provede-li zadavatel po dohodě s dodavatelem změnu závazku, je povinen o svém postupu uveřejnit oznámení. 

V jakých případech je možné změnu stávající smlouvy využít?

Předpokládáme, že spousta veřejných zadavatelů odebírá čistící a dezinfekční prostředky na základě uzavřené smlouvy o dodávkách, pokud nejsou tyto dodávky už součástí smlouvy o dílo na zajištění úklidu spravovaných veřejných budov. V souvislosti s pandemií koronaviru a v důsledku zavedených opatření se nutnost zejména dezinfekčních prostředků či mýdla nečekaně zvýšila. Lze proto využít změny závazku pro navýšení počtu nakoupených prostředků v rámci již uzavřené smlouvy.

Veřejná zakázka malého rozsahu 

Pokud nemůže v konkrétním případě zadavatel využít výjimku ze zákona o zadávání veřejných zakázek nebo změnit stávající smlouvu, je nejjednodušším postupem zadání veřejné zakázky malého rozsahu. Ta ze zákona nemusí být zadána v zadávacím řízení. 

Veřejnou zakázkou malého rozsahu je taková zakázka, jejíž předpokládaná hodnota je v případě zakázky na dodávky nebo služby nižší nebo rovna částce 2 000 000 Kč bez DPH a v případě zakázky na stavební práce je nižší nebo rovna částce 6 000 000 Kč bez DPH. Před uzavřením smlouvy s vybraným dodavatelem je zadavatel povinen vždy ověřit, zda cena obsažená ve smlouvě s vybraným dodavatelem nepřekračuje limity dané zákonem pro veřejnou zakázku malého rozsahu. 

Zadavatel musí dodržovat obecné zásady zadávacího řízení, jako je zásada transparentnosti, přiměřenosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Ministerstvo pro místní rozvoj uveřejnilo aktualizovanou metodiku zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. Ta vymezuje doporučené standardy postupů pro naplnění principů transparentnosti a přiměřenosti a má sloužit jako návod pro zadavatele při tvorbě/aktualizaci vlastních vnitřních směrnic pro zadávání veřejných zakázek. Je inspirací i pro tuto situaci. 

Veřejnou zakázku malého rozsahu lze zadat přímo anebo prostřednictvím výběrového řízení. V něm zadavatel buď osloví okruh potenciálních dodavatelů a na základě zvolených pravidel vybere nejvhodnější nabídku, nebo zveřejní záměr uzavřít smlouvu neomezenému okruhu dodavatelů.

Upozorňujeme, že zde platí povinnost zadavatele zveřejnit uzavřenou smlouvu v registru smluv, pokud plnění převyšuje 50 000 Kč bez DPH.