3 nejčastější chyby v uveřejňování smluv

Nejčastější chyba: nesprávný formát smlouvy 

Zcela nejčastější chybou v uveřejňování smluv je jejich publikování ve formátu, který není otevřený a strojově čitelný. Dle ust. § 5 odst. 1 zákona o registru smluv se uveřejněním smlouvy rozumí vložení do registru elektronického obrazu textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu a rovněž metadat.

Elektronický systém umožňuje publikovat smlouvu ve formátech .doc, .docx, .txt, .rtf, .odt a .pdf. Prvních pět je z hlediska „strojové čitelnosti“ a „otevřenosti“ formátu poměrně bezproblémových. Problémy nastávají právě u posledně zmiňovaného formátu .pdf. Aby byly dodrženy požadavky zákona, je zapotřebí, aby vložený .pdf soubor obsahoval také textovou vrstvu. Nesmí tedy jít o obrázek ani o prostý sken smlouvy. Bohužel značná část publikovaných smluv je uveřejněna právě formou špatného .pdf souboru – skenu.

K tomu je nutné dodat, že od 1. 7. 2017 by veškeré takto publikované smlouvy byly s ohledem na ust. § 7 odst. 1 zákona o registru smluv považovány za nesprávně uveřejněné a tudíž od počátku zrušené (absolutně neplatné). Uvedenou chybu lze napravit, a to tak, že se nejpozději do 3 měsíců od uzavření smlouvy nahraje do registru smluv smlouva ve správném (otevřeném a strojově čitelném) formátu.

Chybějící metadata

Další zásadní chybou, na kterou jsme při prohledávání registru smluv narazili, je nevyplnění požadovaných metadat, tj. základních informací o uzavírané smlouvě ve webovém formuláři. Vždy se vyplňuje identifikace smluvních stran, datum uzavření smlouvy, předmět smlouvy a cena, resp. hodnota smlouvy. 

Pouze některé instituce (např. vysoké školy, výzkumné ústavy, státní, krajské a obecní akciovky a společnosti s ručením omezeným, státní podniky) nemusí identifikovat druhou smluvní stranu a cenu, resp. hodnou smlouvy, avšak pouze tehdy, pokud jsou tyto informace jejich obchodním tajemstvím (což neplatí paušálně). Obecně je možné informaci o ceně či hodnotě smlouvy nevyplnit také v případech, pokud cenu či hodnotu není možné určit (což platí pro všechny povinné subjekty).

Naopak např. příspěvková organizace (jako povinný subjekt podle zákona o registru smluv), která si kupuje zboží či služby od soukromého dodavatele, musí vždy zveřejnit celkovou cenu, resp. hodnotu uzavřené smlouvy. Pokud tak neučiní, opět s odkazem na ust. § 7 odst. 1 zákona o registru smluv půjde od 1. 7. 2017 o neplatně uzavřenou smlouvu, na kterou se bude hledět, jako kdyby nikdy uzavřena nebyla.

I tuto chybu lze odstranit, a to tak, že se nejpozději do 3 měsíců od uzavření smlouvy v registru smluv doplní záznam o celkovou cenu, resp. hodnotu smlouvy. Podobně se postupuje i v případech, kdy v metadatech chybí informace o druhé smluvní straně, ačkoli vyplněny být mají.

Předmět smlouvy 

Další velice častou a zásadní chybou v uveřejňování je nesprávné vyplnění předmětu smlouvy v metadatech. Předmět smlouvy musí být řádně identifikován. Z předmětu smlouvy musí být patrné, o jakou smlouvu jde a co je jejím obsahem/plněním. Mezi správné příklady patří např. názvy Kupní smlouva na zdravotnický materiál, Smlouva o pronájmu kancelářských prostor, Smlouva o výstavbě budovy nové radnice, Smlouva na dodávku posypového materiálu, Smlouva o směně pozemků, apod. Naopak příkladem špatně popsaného předmětu je Objednávka č. 5896 či Smlouva č. 4865. Takové nesprávné označení předmětu smlouvy v metadatech způsobuje taktéž nesprávné uveřejnění smlouvy a tudíž zrušení smlouvy od počátku. Náprava je možná podobně jako v předchozích případech dodatečnou opravou do 3 měsíců od uzavření smlouvy.

Jste-li na pochybách, konzultujte zveřejnění smlouvy s námi. Poradíme vám, které smlouvy zveřejňovat a jak, včetně smluv s opakujícím se plněním, bezúplatných smluv a dalších složitějších případů. Projdeme s vámi vaše obvyklé postupy uzavírání smluv, identifikujeme riziková místa a navrhneme řešení. 

Jak vám můžeme usnadnit používání registru smluv