Podpora místních podnikatelů při zadávání veřejných zakázek

Jedním z nástrojů mohou být veřejné zakázky. Jejich efektivní a účelné zadávání může napomoci k řešení finanční tísně podnikatelů, řešení nezaměstnanosti a dalších problémů, se kterými se současná společnost bude muset potýkat. Uvádíme proto tipy, jakým způsobem lze zlepšit postavení soutěžitelů v rámci zadávacího řízení a podpořit tak krizí ohrožené podnikatele.

Zadavatel musí dodržet zákon 

I v současné době je nutné dodržovat veškerá pravidla a postupy zadávacího řízení, jak jsou stanovena v zákoně o zadávání veřejných zakázek. Z tohoto pravidla existuje jedna výjimka, a tou je § 29 písm. c) zákona. Ten stanoví, že jde-li o zadávání nebo plnění veřejné zakázky v rámci zvláštních bezpečnostních opatření stanovenými jinými právními předpisy a současně nelze učinit takové opatření, které by provedení zadávacího řízení umožňovalo, není zadavatel povinen zadat veřejnou zakázku v zadávacím řízení. Jiným právním předpisem se zde rozumí například krizový zákon. Je nicméně nutné upozornit na to, že se nejedná a jakoukoliv veřejnou zakázku zadanou za trvání krizového opatření, ale pouze o ty veřejné zakázky, jejichž zadání je s ohledem na výjimečný stav naléhavé. 

I přes výjimečný stav je však zadavatel vždy povinen dodržovat zásadu transparentnosti a přiměřenosti. Zároveň je nutné dodržovat povinnost rovného zacházení. I podpora lokálních malých a středních podniků se musí nést v tomto duchu. Je proto nepřímá. Článek představuje osvědčené postupy, kterými lze podpory menších lokálních podnikatelů docílit. 

Komunikace mezi zadavatelem a uchazeči

Pomineme-li formální požadavky na zadávání veřejných zakázek, je základem úspěchu výchozí komunikace zadavatele vůči potenciálním soutěžitelům. Evropská komise vypracovala studii, ve které se zaměřila na lepší fungování zadávání veřejných zakázek. Jedním z jejích bodů je důraz na zlepšení komunikace mezi zadavatelem a soutěžiteli. 

Dle studie by se zadavatelé měli zaměřit na elektronickou komunikaci. Nabízí se komunikace prostřednictvím elektronických věstníků, webových stránek zadavatelů nebo využití sociálních sítí. Součástí informací je i plán zadávání veřejných zakázek na specifikované období, předběžné informace o připravovaných výběrových řízeních (například v rozmezí následujících 12 měsíců), jakož i oznámení o již zveřejněných výběrových řízeních. Nabízí se také zpřístupnění podrobného legislativního postupu nebo návodu na přípravu úspěšné nabídky. V tomto ohledu mohou být právě drobní podnikatelé výrazně znevýhodněni oproti větším korporacím, které mají v rámci své vnitřní struktury svá vlastní oddělení na přípravu nabídek k veřejným zakázkám. Podnikatelům by zároveň výrazně pomohlo, pokud by zadavatel prostřednictvím internetu zveřejňoval relevantní vzory nabídek, šablony, kontrolní seznamy a další obdobné nástroje. Statistiky ukazují, že tento postup výrazně přispěl ke snížení administrativní zátěže malých a středních podniků.

Kromě elektronické komunikace lze doporučit také osobní schůzky s účastníky řízení a interaktivní komunikaci v raných fázích zadávání veřejných zakázek, a to včetně fáze před samotným zahájení výběrového řízení. Cílem těchto schůzek by mělo být vždy vyjasnění požadavků zadavatele a možnost účastníků vznášet dotazy k veřejné zakázce nebo k průběhu řízení. To je opět velice důležité pro malé a střední podnikatele, kteří doposud nemají žádnou nebo žádnou významnou zkušenost s veřejnými zakázkami. Jednání působí pozitivně i ve vztahu ke zkušeným podnikatelům, zejména pokud si nejsou jisti charakterem připravované veřejné zakázky a mohlo by se jim zdát neefektivní vynakládat čas na podání nabídky, která ve výsledku nemá šanci na úspěch. Tato setkání s dodavateli by měla být realizována pro všechny potenciální kandidáty tak, aby se zvýšilo jejich povědomí o potřebách zadavatele a jeho prioritách a zároveň byla zajištěna transparentnost veřejné zakázky. 

Jednou z forem jednání mohou být předběžné tržní konzultace. Nekoná-li se, doporučujeme zakázky alespoň předběžně oznámit nebo udělat průzkum trhu. Využití konzultace nesmí narušit hospodářskou soutěž, a proto je třeba zapracovat všechny relevantní výstupy z konzultací do zadávací dokumentace a označit všechny podílející se subjekty stejně jako dobu, po kterou konzultace probíhaly.

Zadavatel následně musí poskytnout všem uchazečům pro přípravu nabídky takovou lhůtu, aby účastníci předběžných tržních konzultací nebyli v konkurenční výhodě.

Příklady praxe

• Jihomoravský kraj: Úspora vody v budovách užívaných Střední školou polytechnickou, Brno, Jílová
• Královéhradecký kraj: Přírodovědný software a školení pro virtuální učebnu; Výsuvný tabulový systém pro virtuální učebnu; Hardware pro virtuální učebnu

Více podnětných informací zde.

Stejně jako je důležitá komunikace před zahájením výběrového řízení a v jejím průběhu, zadavatelé by měli klást důraz i na komunikaci vůči účastníkům po skončení výběrového řízení. Ta je důležitá pro to, aby neúspěšní uchazeči pochopili, proč neuspěli, a zjistili, jak v budoucnu podat úspěšnou nabídku. Současně může pomoci zadavatelům zjistit, proč jejich zakázka nebyla pro dodavatele „dostatečně atraktivní“. To pomůže zadavateli lépe načasovat zadání veřejné zakázky se zohledněním situace na trhu, nebo upravit podmínky tak, aby soutěžitelům poskytovaly dostatečné záruky na zajištění včasné platby nebo stanovily úměrné odborné a ekonomické požadavky na soutěžitele.

Dělení veřejných zakázek

Dalším účelným a efektivním nástrojem je rozdělení veřejné zakázky na části. Tento postup může pomoci překonat technické a finanční limity malých a středních podniků, které nemají kapacity na pokrytí veřejné zakázky v celém jejím rozsahu. V tomto případě je však naprosto nezbytné dodržovat pravidla stanovená zákonem a zadávání veřejných zakázek, která směřují k tomu, aby zadavatelé svévolně neobcházeli limity veřejných zakázek. 

Zákon rozdělení veřejné zakázky přímo umožňuje, a to v § 35. Toto ustanovení stanoví, že zadavatel může rozdělit veřejnou zakázku na více částí, pokud tím neobejde povinnosti stanovené zákonem. Pokud zadavatel zadává více částí veřejné zakázky v jednom zadávacím řízení, vymezí rozsah těchto částí a stanoví pravidla pro účast dodavatele v jednotlivých částech a pro zadání těchto částí. Je nutné upozornit, že pokud je veřejná zakázka takto rozdělena na několik částí, pro účely stanovení limitů takové zakázky se sčítají všechny její části, které spolu tvoří jeden funkční celek a jsou zadávány v časové souvislosti. Až podle takto určeného celku se bude řídit režim, v rámci kterého bude veřejná zakázka zadávána (tedy zda bude veřejná zakázka podlimitní, nadlimitní nebo bude v rámci zvláštního režimu). Určit, zda zakázku zadat jako jednu, nebo jednu rozdělenou na více částí, a nebo jako více samostatných veřejných zakázek, umožňuje věcné, funkční, časové a místní hledisko, jež přitom zadavatel zohledňuje. Půjde-li o dvě zcela rozdílná plnění, která spolu nesouvisí, bude se jednat o dvě veřejné zakázky a jako takové mohou být zadány (hodnoty těchto zakázek se nebudou sčítat). Pokud spolu ovšem plnění jakkoliv souvisí, bude se ve výsledku jednat vždy o jednu veřejnou zakázku, kterou je ovšem zadavatel oprávněn za podmínek stanovených zákonem rozdělit).

Dle zákona o zadávání veřejných zakázek platí, že pokud zadavatel v zadávací dokumentaci rozdělí veřejnou zakázku na části, je povinen postupovat při výběru dodavatele v každé části odděleně. Je zcela na uvážení zadavatele, zda umožní jednomu dodavateli účast na více částech jedné veřejné zakázky (případně na všech částech) či nikoliv. 

Z praxe vyplývá, že samotné rozdělení veřejné zakázky, za dodržení všech zákonných postupů, má významný dopad na výsledek služby nebo dodávky. V řadě případů lze hovořit o dodání služby nebo zboží v lepší kvalitě a ve výsledku také za lepší cenu, než by tomu bylo v případě jedné zakázky zadané většímu podniku. V anglickém okrese Northumberland byla zadána veřejná zakázka, která byla rozdělena z původně předpokládaných 4 částí na nových 16 částí. To se odrazilo v ceně i kvalitě dodávek a navíc byla umožněna účast většího množství menších místních dodavatelů.

Příklady praxe

• Úklidové služby areálů a dopravních prostředků (Dopravní podnik hl. města Prahy). Výsledky zadávacího řízení popsány mezi příklady sociálně odpovědného veřejného zadávání, neboť rozdělením zakázky na 16 logických částí podle jednotlivých areálů (Kobylisy, Motol, Pankrác, Strašnice, Střešovice, Vokovice, Žižkov, areálu Hostivař a vozovny Hloubětín, garáží Kačerov, Klíčov, Řepy, Vršovice, dep Kačerov, Zličín a areálů Orionka a Švábky) získal podnik nabídky od 8 společností. Rozdělení přilákalo více uchazečů.  DPP v porovnání se předchozím kontraktem ušetřil 229 milionů Kč. 
• Těžební a pěstební práce v lesních porostech (Technické služby Havlíčkův Brod)

Stanovení podmínek v zadávacím řízení a výběr kritérií hodnocení

Prostřednictvím veřejných zakázek lze podpořit i další subjekty kromě samotných podnikatelů. Lze například uvažovat o zakomponování podmínek, jejichž cílem je zlepšení úrovně servisních služeb spojených se zakázkou (zajištění kontroly nebo opravy do určitého časového limitu od okamžiku nahlášení, který zajistí povinné řešení lokálním subjektem v situacích, ve kterých je třeba řešit osobně) nebo snížení emisí při samotné realizaci zakázky (dovoz materiálu na stavbu vozidly určité emisní třídy, dovozní vzdálenosti při plnění služeb).

Tyto podmínky mohou mít různou formu, mezi ně lze zařadit například požadavky na zaměstnání osob dlouhodobě nezaměstnaných, zaměstnání učňů, případně osob, které se vinou současné situace ocitli bez zaměstnání nebo se nacházejí v jiné tíživé situaci. Výrazným příkladem je v této souvislosti případ zakázky města Most, které v roce 2011 při výběru dodavatele stavebních prací definovalo v zadávací dokumentaci veřejné zakázky zvláštní podmínku. Dodavatel měl zajistit, aby alespoň 10 % z celkového počtu pracovníků dodavatele, kteří se budou podílet na plnění zakázky, pocházelo z řad dlouhodobě nezaměstnaných. Podmínku dodavatel splnil, pokud tyto osoby prokazatelně ukončily evidenci na úřadě práce z důvodu uzavření pracovněprávního vztahu s dodavatelem. Povinnou součástí nabídky bylo čestné prohlášení uchazeče o veřejnou zakázku, kde dodavatel deklaroval, že před podpisem smlouvy předloží zadavateli seznam osob z řad dlouhodobě nezaměstnaných. 

Ze zahraničí jsou známy případy, ve kterých zadavatel stanovil zvláštním způsobem i hodnotící kritéria pro výběr uchazeče. Šlo například o vytvoření přímých příležitostí k zaměstnání místních obyvatel, umožnění místním malým a středně velkým podnikům zařadit se do dodavatelského řetězce nebo podpora obnovy v dané čtvrti. Příkladem efektivního zadávání a komunikace veřejné zakázky se sociálním dopadem může být zakázka londýnské čtvrti Inslington, kde rada městské části využila soutěžního dialogu k tomu, aby do veřejné zakázky začlenila požadavky na místní sociální hodnoty, které definovali sami dodavatelé projektu. Výsledkem byl projekt Budování škol pro budoucnost, v rámci kterého byla veřejná zakázka doplněna o sociální přínosy, ze kterých mohla městská část těžit v budoucnu.

Je nutné mít na zřeteli, že zákon o zadávání veřejných zakázek předpokládá, že zadavatel v rámci zadávací dokumentace uvede, že nabídky budou posuzovány podle své ekonomické výhodnosti. Ekonomická výhodnost přitom předpokládá určitý poměr mezi cenou a výslednou kvalitou. Právě v případě kvality může zadavatel definovat jak technickou úroveň nabízeného plnění, estetické nebo funkční vlastnosti, uživatelskou přístupnost, tak právě sociální či enviromentální aspekty zakázky, které mohou mít v konečném důsledku dopad na tíživou ekonomickou situaci způsobenou pandemií. Váha mezi cenou a kvalitou musí být vždy v rámci zadávací dokumentace stanovena. 

Pokud zadavatelé sáhnou po tomto nástroji, měli by zhodnotit, zda jsou kritéria objektivní a zda neporušují základní zásady zadávání veřejných zakázek, především pak zásadu rovného zacházení a zákaz diskriminace. Evropský soudní dvůr ve věci Concordia Bus konstatoval, že v tomto případě musí kritérium souviset s předmětem zakázky, nesmí dát zadavateli neomezenou možnost volby vítězné nabídky, kritérium je jasně vyjádřeno v oznámení veřejné zakázky a v zadávací dokumentaci a kritérium není diskriminační. 

Pohledem Frank Bold Advokátů

Současná pandemická situace má výrazný vliv a dopad na hospodářský život malých a středních podniků a jejich zaměstnanců. Veřejní zadavatelé mají významnou šanci prostřednictvím zadávání veřejných zakázek tuto situaci zlepšit. Existují legislativně možné nástroje, jak toho docílit, včetně dělení veřejných zakázek na části, případně vhodně formulované zadávací dokumentace, podmínek a hodnotících kritérií. Zároveň je třeba mít na paměti, že malí a střední podnikatelé nedisponují tak silným administrativním aparátem jako jejich velcí konkurenti, je tedy třeba účelně a efektivně využívat dostupných informačních prostředků a kanálů ke zprostředkování relevantních dat a informací.

Na úplný závěr je třeba dodat, že i přes výjimečný stav a situaci jsou zadavatelé povinni postupovat při zadávání veřejných zakázek podle platných právních předpisů, zejména podle zákona o zadávání veřejných zakázek, a dodržovat základní zásady zadávacího řízení včetně rovného zacházení a zákazu diskriminace.

Se zadáním veřejných zakázek i konkrétní situací se na nás můžete obrátit. Zanalyzujeme ji a poradíme Vám.