Už od 1. srpna je účinný zákon o ochraně oznamovatelů, který ukládá firmám i samosprávám a jejich příspěvkovým organizacím nové povinnosti. Podle zákona musí zavést vnitřní oznamovací systém pro přijímání oznámení o trestných činech, vybraných přestupcích a porušení dlouhého seznamu právních předpisů.
Tato povinnost se týká soukromých společností, ale také obcí, krajů a jejich příspěvkových organizací. Výjimku představují obce s méně než 10 000 obyvateli a společnosti nebo příspěvkové organizace zaměstnávající k 1. lednu příslušného roku méně než 50 zaměstnanců.
Jak se na novou povinnost připravit? V článku pro vás shrnujeme ty nejdůležitější body. Ve Frank Bold Advokáti vám s přípravou na zákon o whistleblowingu pomůžeme.
Kdo a kdy má povinnost zavést vnitřní oznamovací systém?
Od 1. srpna 2023 musí mít vnitřní oznamovací systém už zavedený veřejní zadavatelé podle zákona upravujícího zadávání veřejných zakázek, osoby povinné podle AML zákona (zákon o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu), nebo zaměstnavatelé zaměstnávající 250 a více zaměstnanců.
Firmám zaměstnávajícím od 50 do 250 zaměstnanců prodloužil zákonodárce lhůtu na zavedení vnitřního oznamovacího systému do 15. prosince 2023. S ohledem na krátkou lhůtu mezi uveřejněním zákona ve sbírce zákonů (20. června 2023) a jeho účinností (1. srpna 2023) je posun logický, jelikož do této kategorie spadá největší počet povinných subjektů.
Z našich zkušeností při zavádění vnitřního oznamovacího systému u klientů vyplývá, že ani pokud patříte do této časově posunuté kategorie, není radno dlouho se zavedením systému vyčkávat. Jeho řádná implementace, tak, aby byl skutečně funkční a hlavně důvěryhodný pro zaměstnance a další oznamovatele, zabere čas. Řešte proto zavedení systému co nejdříve.
Zavedeme Vám oznamovací systém
Jaká jsou rizika nezavedení vnitřního oznamovacího systému?
Pokud zaměstnáváte méně než 50 zaměstnanců, je zavedení vnitřního oznamovacího systému čistě na vašem zvážení. Pokud váš zaměstnanec či spolupracovník bude chtít podat ohledně vaší činnosti oznámení, vždy tak může učinit prostřednictvím veřejného oznamovacího systému, který vede Ministerstvo spravedlnosti. S tím se samozřejmě pojí riziko, že pokud Ministerstvo vyhodnotí oznámení jakodůvodné, posune věc k řešení na příslušné úřady či instituce. Veřejný oznamovací systém mohou využít i oznamovatelé pracující pro subjekt, který vnitřní oznamovací systém zavedl , zejména pokud se domnívají, že tento oznamovací systém není dostatečně důvěryhodný.
Kromě zřejmého rizika v případě, kdy oznamovatel využije vnější oznamovací systém se dostanete do hledáčku úřadů a výsledkem jejich šetření může být větší či menší pokuta, je zde i reputační riziko. To hrozí zejména, když vnitřní oznamovací systém ani oznamovací systém vedený Ministerstvem nezafunguje a oznamovatel se rozhodne využít poslední možnost danou zákonem, a to uveřejnění. K takovému uveřejnění si může vybrat jakýkoliv nástroj včetně sociálních sítí, televize nebo tisku.
Zavedení fungujícího a hlavně důvěryhodného vnitřního oznamovacího systému je tak nezbytné, pokud chcete, aby se ve vaší organizaci pralo „špinavé prádlo především doma“.
Proč věnovat náležitou pozornost určení příslušné osoby?
Zásadní částí nové povinnosti je také přijímání jednotlivých oznámení a s tím spojeného výběru vhodné osoby pro jejich řešení – tzv. příslušné osoby. Touto může být pouze fyzická osoba.
Ze zákona musí být vybraný člověk bezúhonný, zletilý a plně svéprávný Kromě toho by ale měla příslušná osoba být také dostatečně kvalifikovaná pro posuzování přijatých oznámení, důvěryhodná a mít určitý morální kredit. Jinými slovy zaměstnanci a další spolupracující osoby (tedy potenciální oznamovatelé) by měli věřit, že pokud někdy v budoucnu oznámení interním systémem učiní, bude toto oznámení náležitě, objektivně a nestranně prošetřeno, nebude odhalena jejich totožnost a nebudou proti nim přijata žádná odvetná opatření (např. rozvázání pracovního poměru, snížení mzdy, převedení na jinou práci aj.). S tím se pojí také to, že příslušná osoba by měla dobře znát prostředí toho, vůči komu oznámení směřuje a současně by neměla být ve střetu zájmů, tedy primárně nebýt součástí hlavního obchodního vedení společnosti či organizace.
Vybereme a proškolíme Vám příslušnou osobu
Co a kdo může oznámení podávat?
Pokud jste se připravovali na přijetí whistleblowingových opatření podle původního návrhu zákona, je dobré vědět, že aktuálně účinné znění obsahuje některé odlišnosti. Mezi ty nejpodstatnější patří např. zúžení výčtu protiprávních jednání, na které mohou oznamovatelé upozornit. Mezi ně se řadí trestné činy, přestupky s horní hranicí pokuty alespoň 100 000 Kč, porušení samotného zákona o ochraně oznamovatelů a porušení práva EU a souvisejících vnitrostátních předpisů v definovaných oblastech, jako je ochrana spotřebitele, ochrana životního prostředí nebo předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti (AML) a další.
Zákon dále umožňuje povinným subjektům zúžit okruh osob, které jsou oprávněné podat oznámení (oznamovatelů), a to pouze na vlastní zaměstnance, osoby ve služebním poměru, dobrovolníky a stážisty. Mohou tak vyloučit např. dodavatele a členy orgánů společnosti.
Nový zákon výslovně stanoví, že oznámení musí obsahovat jméno, příjmení a datum narození oznamovatele, nebo jiné údaje, ze kterých bude možné dovodit jeho totožnost. Anonymní oznamovatelé mohou požívat ochrany pouze tehdy, vyjde-li jejich totožnost dodatečně najevo, nebo na základě dobrovolného závazku povinného subjektu. Ten může rozhodnout, že se bude anonymním oznámením zabývat buď v režimu dle zákona, nebo ve vlastním interním režimu. To neplatí pro osoby povinné podle AML zákona, které jsou naopak ze zákona povinny přijímat i anonymní oznámení.
Co vám hrozí, pokud povinnost nesplníte?
Porušení povinností povinných subjektů bude penalizováno pokutou až do výše 1 000 000 Kč. Zákon tedy opouští pokuty stanovené dle obratu povinného subjektu. Příslušná osoba, jako řešitel oznámení pak může být pokutována až do výše 100 000 Kč.
Potřebujete vyřešit ochranu oznamovatelů rychle a efektivně?
Zajistíme správné nastavení oznamovacího systému ve spolupráci s naším partnerem NNTB, postaráme se o veškeré právní náležitosti i službu příslušné osoby.