Změny v obchodním rejstříku: pozor na notářské zápisy ze zahraničí

Stává se, že společníci obchodních korporací pochází ze zahraničí a bylo by pro ně výhodnější uspořádat valnou hromadu a rozhodovat o záležitostech, o kterých jim zákon ukládá přijmout rozhodnutí formou veřejné listiny, v zahraničí. Jsme toho názoru, že platná právní úprava takový postup umožňuje. Praxe však bývá jiná.

Neakceptace notářských zápisů ze zahraničí

České rejstříkové soudy v mnoha případech neakceptují notářské zápisy vyhotovené v zahraničí (například na Slovensku nebo v Německu) a požadují doložit notářský zápis vyhotovený notářem působícím na území České republiky. Argumentují tím, že pouze český notář je schopen vypracovat notářský zápis, který bude mít potřebné náležitosti nutné dle platného notářského řádu.

Zákon o obchodních korporacích, který definuje formální požadavky na rozhodnutí společníků obchodních korporací, nijak nespecifikuje požadavky na notářský zápis, neodkazuje přímo na notářský řád, ani nevyžaduje, aby notářský zápis byl sepsán pouze notářem působícím na území České republiky nebo aby notář sepsal notářský zápis výhradně dle platných předpisů České republiky.

České soudy jsou v mnoha případech opačného názoru a zákon o obchodních korporacích vykládají s odkazem na notářský řád. Mají za to, že vyhotovení notářského zápisu předpokládá znalost českého práva a notářský zápis musí splňovat náležitosti stanovené českým notářským řádem, musí být sepsán v českém jazyce notářem se sídlem na území České republiky. 

Jediné podmínky, které naproti tomu stanoví zákon o obchodních korporacích pro rozhodnutí valné hromady o změnách obsahu společenské smlouvy, jsou:

• rozhodnutí formou veřejné listiny,
• veřejnou listinou je notářský zápis.

Veřejná listina

Veřejná listina je listina vydaná orgánem veřejné moci v mezích jeho pravomoci a listina, kterou za veřejnou listinu prohlásí zákon. Je-li nějaká skutečnost potvrzena ve veřejné listině, zakládá to vůči každému plný důkaz o původu listiny od orgánu nebo osoby, které ji zřídily, o době pořízení listiny, jakož i o skutečnosti, o níž původce veřejné listiny potvrdil, že se za jeho přítomnosti udála nebo byla provedena, dokud není prokázán opak. Zachycuje-li veřejná listina projev vůle osoby při právním jednání a je-li jednajícím podepsána, zakládá to vůči každému plný důkaz o takovém projevu vůle. To platí i v případě, že byl podpis jednajícího nahrazen způsobem, který stanoví zákon.

Notářský zápis

Pokud je notářský zápis vyhotovený např. notářem působícím ve Slovenské republice a je na Slovensku považován za veřejnou listinu, pak je veřejnou listinou i v České republice, jestliže je opatřen předepsaným ověřením. 

Co se rozumí předepsaným ověřením, upravuje buď dvoustranná smlouva o právní pomoci poskytované justičními orgány, kterou je Česká republika vázána, nebo Úmluva o Apostile, jejímiž smluvními stranami jsou jak Česká republika tak např. Spolková republika Německo, a která zjednodušila postup ověřování veřejných listin, jež mají být použity ve státech odlišných od místa jejich vydání. Zjednodušené ověřování spočívá v jediném formálním úkonu, tj. v opatření ověřované listiny ověřovací doložkou, tzv. apostilou. Odpadá tedy další ověřování listiny (např. zastupitelským úřadem státu, v němž má být listina použita).

Listiny pro zápis do obchodního rejstříku mohou být vydaní v zahraničí 

Ze samotného znění úpravy zákona o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob je jednoznačně patrné, že zákon počítá s tím, že do obchodního rejstříku se zapisují nejen osoby ryze české, ale za určitých okolností i osoby zahraniční.

Počítá se s tím, že návrhy na zápis může podávat i zahraniční osoba a z žádného ustanovení zákona není možné dovodit, že by podkladem pro zápis do obchodního rejstříku mohly být pouze české listiny. Naopak zákon jednoznačně reflektuje požadavek na volný pohyb služeb a kapitálu a zohledňuje vývoj současné doby, která umožňuje obchodním korporacím působit na širším území, než jakým je území daného státu.

Nejen osvědčení o průběhu valné hromady korporace, ale i notářský zápis o rozhodnutí orgánu korporace je možné pořídit jak v České republice, tak v zahraničí. S ohledem na nejednotný výklad a neustálenou praxi rejstříkových soudů však doporučujeme upřednostnit pořízení notářského zápisu v České republice, chcete-li aby změny byly v obchodním rejstříku zapsány co nejdříve a bez komplikací.