Šest základních doporučení, která využijete při zveřejňování smluv v registru

Od července tohoto roku mají obce, kraje a další subjekty povinnost zveřejňovat smlouvy na internetu prostřednictvím registru smluv. Přinášíme šest základních pokynů ke zveřejňování smluv, které vás uvedou do tématu:

1. Forma zveřejňování v registru je písemná. Smlouvy uzavřené ústně nebo bez všech náležitostí je proto nutné dodatečně sepsat a do registru smluv vložit v písemné formě.  Aktualizace 27. 7. 2017: Novela zákona o registru smluv 
2. V textovém obrazu smlouvy zveřejněném v registru bude muset existovat možnost strojového vyhledávání. Proto nestačí vložit pro počítač nečitelnou naskenovanou smlouvu, ale v případě, že existuje jen na papíře, je nutné ji přepsat a vložit (bez citlivých údajů) například ve formátu .doc nebo čitelného .pdf. U nově uzavíraných smluv doporučujeme mít vždy elektronickou verzi v záloze, abyste si usnadnili práci.
3. Pokud má smlouva přílohy, zveřejní se i veškeré tyto přílohy. Psané přílohy se zveřejňují zkopírováním/přepsáním, mapové či obrazové přílohy je možné vložit v jiném než editovatelném formátu. Záleží na podpoře konkrétních formátů ze strany správce registru a samotném technickém řešení. 
4. Pro přílohy platí totéž vymezení údajů, které se nezveřejňují, jako pro samotný text smlouvy. Před zveřejněním tedy vyřaďte citlivé údaje, utajované informace nebo obchodní tajemství.
5. Jestliže je plnění smlouvy prováděno převážně v zahraničí, smlouvu není nutné zveřejňovat. 
6. Smlouvu rovněž není nutné zveřejňovat, jestliže ji uzavíráte s autorem díla (fyzickou osobou). Toto ustanovení se týká například i počítačového programu či projektové dokumentace.