Nejčastější chyby v uveřejňování smluv II

Nezveřejnění tzv. „staré smlouvy“

Zákon o registru smluv dopadá také na smlouvy, které byly uzavřeny před 1. 7. 2016, a to v případě, že jsou měněny libovolným dodatkem a dnes by uveřejnění v registru smluv podléhaly (viz ust. § 8 odst. 3 zákona o registru smluv). Například nájemní smlouva na dobu neurčitou z roku 2010, ke které se 20. 10. 2016 uzavřel dodatek o navýšení nájemného. 

V těchto případech je zapotřebí řádně uveřejnit dodatek takové „staré smlouvy“ a jako přílohu připojit onu „starou smlouvu“ včetně všech jejích dodatků. 

Jestliže ale „stará smlouva“ není uveřejněna, pak se jedná o nesprávně uveřejněný dodatek. U dodatků uzavíraných od 1. 7. 2017 dopadne na tyto situace sankce neplatnosti smluvního dodatku, tudíž neuveřejnění „staré smlouvy“ způsobí neplatnost uzavřeného dodatku. Tomu je možné se vyhnout tak, že se „stará smlouva“ uveřejní v registru smluv nejpozději do 3 měsíců od uzavření dodatku. 

A co platnost „staré smlouvy“? V případě špatného uveřejnění dodatku se neplatným stává pouze daný dodatek, nikoli původní „stará smlouva“, ta zůstává v platnosti. Pouze bude zapotřebí uzavřít dodatek nový. 

Tip: Pokud by Vám uveřejnění „staré smlouvy“ působilo velké obtíže, máte možnost místo dodatku uzavřít smlouvu zcela novou, a tu pak uveřejnit v registru smluv bez nutnosti uveřejňovat starou smlouvy a všechny její dodatky. 

Špatné či nevhodné znečitelnění

V uveřejňovaných smlouvách se řada informací, s ohledem na ochranu práv fyzických a právnických osob, odstraňuje. Typickým příkladem jsou osobní údaje či obchodní tajemství. Tyto informace je zapotřebí nejprve řádně identifikovat a posléze řádně znečitelnit. 

Při publikování smluv ve formátu pdf (s textovou vrstvou) je možné využít klasické začernění těch pasáží smlouvy, které obsahují chráněné informace. V případě, že pro uveřejnění používáte některý z textových souborů umožňujících začernění (doc., docx., rtf., odt.), pak si dejte pozor, abyste nepublikovali takto začerněné údaje. Každý by mohl začernění jednoduše odstranit a zjistit tak chráněné údaje. Poškozená osoba by se následně mohla kvůli zasažení do práv obrátit i na soud. V těchto případech je lepší pasáže obsahující chráněné údaje zcela odstranit a nahradit je např. křížky, tečkami či volným prostorem s označením „část textu vynechána“. 

Nezřídka ale bývají znečitelněny údaje, které mají být uveřejněny a není důvod je chránit. Typickým příkladem je číslo bankovního účtu právnické osoby. Nejde o osobní údaj, ani o obchodní tajemství a proto není důvod je ve smlouvách umazávat či jinak znečitelňovat. Dlužno dodat, že taková chyba s sebou nenese žádné právní následky a nemůže způsobit zneplatnění publikované smlouvy. 

Dalším příkladem nesprávného znečitelnění může být domnělé obchodní tajemství jako např. počet podání, číslo obsluhující přepážky, či jméno a příjmení zodpovědného pracovníka. Nicméně znečitelnění pasáží s domnělým obchodním tajemstvím je takovou (malou) chybou, která nezpůsobuje zneplatnění uveřejněné smlouvy. Neplatnou by se mohla smlouva stát až v případě, že by byla téměř celá znečitelněná (začerněná). Takový přístup je v rozporu se zákonem o registru smluv a jeho smyslem. 

Tip: V těchto případech se nabízí obchodní tajemství a další chráněné údaje uvádět do smluv jen v nezbytně nutném rozsahu nebo je vyčlenit do přílohy smlouvy (např. výrobní postup, výkres, atd.) a takovou přílohu, jejímž obsahem je pouze obchodní tajemství, neuveřejnit. 

Jste-li na pochybách, konzultujte zveřejnění smlouvy s námi. Poradíme vám, které smlouvy zveřejňovat a jak, včetně smluv s opakujícím se plněním, bezúplatných smluv a dalších složitějších případů. Projdeme s vámi vaše obvyklé postupy uzavírání smluv, identifikujeme riziková místa a navrhneme řešení. 

Jak vám můžeme usnadnit používání registru smluv